E-procurement

Intro

Op deze portaalsite vinden ambtenaren en ondernemingen alle informatie (handleidingen, voorbeelddocumenten, contacten, enz.) omtrent de verschillende aspecten van de overheidsopdrachten, beginnende met de wetgeving t.e.m. de elektronische verwerking van de overheidsopdrachten.

Public Procurement

De 10 meest gemaakte fouten bij overheidsopdrachten

Een goed dossier opstellen is niet eenvoudig. Enkele adviezen kunnen daarbij helpen. Lees het bestek grondig en zeker voorafgaand aan een informatievergadering. Gebruik een informatievergadering om vragen te stellen en verduidelijkingen te vragen. Wees aanwezig op een verplicht plaatsbezoek. Begin tijdig aan de opmaak van de aanvraag tot deelneming/offerte. Controleer goed of alle gevraagde documenten zich wel degelijk bij de aanvraag tot deelneming/offerte bevinden. Vermijd schrijf- en rekenfouten. Elke opdracht is specifiek, maak er geen routineklus van! In geval van twijfel, aarzel niet om de aanbestedende overheid vermeld in het bestek te contacteren. Lees zeker ook aandachtig de meest gemaakte fouten.

Onregelmatige ondertekening

De ondertekening van het indieningsrapport/offerte ontbreekt.
Ondertekening van de offerte door een foutieve persoon (volgens de statuten van de onderneming of volgens mandaat).
Een elektronische handtekening die niet voldoet aan de voorschriften inzake de gekwalificeerde elektronische handtekening.
Ondertekenen van een offerte middels een niet-aanvaarde gescande handtekening.

Niet voldoen aan de uitsluitings- en/of selectiecriteria

Ontbrekend/onvolledig UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) voor de inschrijver en/of voor de onderaannemers op wiens draagkracht beroep wordt gedaan.
Ontbrekende verbintenis van andere entiteiten wanneer een inschrijver zich op de draagkracht van andere entiteiten wil beroepen.
Ontbrekende uittreksels uit het strafregister of te gedateerd.
Ontbrekende of verouderde attesten inzake sociale zekerheid/fiscale verplichtingen (buitenlandse ondernemingen).
Bijvoegen van niet relevante of gedateerde referenties.
Ontbrekende veiligheidsmachtiging of geldigheidsduur verstreken.
Ontbrekend bewijs van gevraagde erkenning of geldigheidsduur verstreken.

Fouten in samenvattende opmeting of inventaris

Onvolledig ingevulde inventaris of samenvattende opmeting als bijlage aan de offerte.
Wijziging van vermoedelijke hoeveelheden ondanks verboden door het bestek.

Inhoudelijke onregelmatigheid

Opleggen en toevoegen aan de offerte van eigen (verkoops-)voorwaarden die strijdig zijn met de algemene uitvoeringsregels en het bestek.
Formuleren van een voorbehoud, bijvoorbeeld inzake de uitvoerings- of de betalingstermijnen.
Een borgtocht stellen die niet onvoorwaardelijk is (bijvoorbeeld door beperking qua geldigheidsduur).
Waarborgperiode korter dan gevraagd in het bestek.
Verbintenistermijn van de offerte ontoereikend ondanks duidelijk bepaald in het bestek.

Foutief taalgebruik

Taal van de offerte niet conform met de bepalingen van het bestek.
Technische bijlagen in het Engels opgesteld wanneer dit in het bestek niet uitdrukkelijk is toegestaan.

Ontbrekende gevraagde documenten

Ontbrekende statuten en mandaten.
Het administratief en financieel luik vermengd met het technisch en logistiek luik.
Vergeten overmaken van origineel exemplaar in het geval van een papieren offerte.

Foutieve prijsherzieningsformule of foutieve vermelding van prijzen en/of indices

Gebruik van een onjuiste prijsherzieningsformule (niet conform met de opmaak opgelegd in het bestek).
Prijzen die afgerond zijn en waarvan de totaalsom niet klopt.
Niet definiëren van de indices bij prijsherziening of indices die niet overeenstemmen met het voorwerp van de opdracht.
Systematische weigering van een prijzenonderzoek en/of prijzencontrole.
Prijzen vermelden op plaatsen waar deze niet mogen voorkomen (bv. in het technische luik).

Foutieve of onvoldoende lezing van de opdrachtdocumenten

Offerte te laat ingediend of volgens verkeerde voorwaarden (bv. foutief adres).
Ontbrekende of gedeeltelijk vermelde leverings- of uitvoeringstermijnen (“ongeveer” x weken).
Verwarring tussen kalenderdagen en werkdagen.
(Jaarlijkse) verlofperiode niet vermeld.
Verkeerd gebruik van templates door de ondernemingen (verkeerd besteknummer, referenties, enzovoort).

Geen rekening houden met rechtzettingen

Geen rekening houden met errata of rechtzettingsberichten (bv. via e-Procurement/BDA).
Niet tijdig melden van vastgestelde fouten in het bestek.

Niet-conformiteit inzake technische specificaties

Technische vragenlijst, of compliance matrix niet of niet correct ingevuld.
Technische niet-conformiteiten.
Opmerkingen in de evaluatiematrix die niet in overeenstemming zijn met de informatie die aan de offerte wordt toegevoegd.

Deontologische code

In de uitoefening van zijn functie is een personeelslid van Defensie soms betrokken bij een overheidsopdracht of kan hij of zij in contact komen met de bedrijfswereld. In dit kader moet hij of zij de volgende deontologische code eerbiedigen.

Wanneer het personeelslid van Defensie kennis heeft van vertrouwelijke gegevens, is hij of zij tot geheimhouding verplicht en moet hij of zij de nodige discretie aan de dag leggen, zowel tijdens de contacten met ondernemingen als in de professionele en privé-omgeving. Hij of zij zal ervoor zorgen dat een derde nooit toegang krijgt tot de vertrouwelijke informatie in zijn of haar bezit. Die bepalingen blijven gelden na de ambtsneerlegging.
In de uitoefening van het ambt zal het personeelslid van Defensie zich niet laten leiden door privébelangen. Indien hij of zij bovendien persoonlijk of via een tussenpersoon belang heeft in een van de inschrijvende firma's, zal hij of zij niet tussenkomen bij de voorbereiding, de gunning en de uitvoering van de opdracht. Er wordt in deze context tevens verwezen naar het artikel 6 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en het artikel 9 van de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie-en veiligheidsgebied.
Het personeelslid van Defensie oefent zijn of haar ambt op loyale, zorgvuldige, integere en onpartijdige wijze uit.
Alle akten en geschriften worden correct opgesteld zodat er nooit een verdenking kan zijn van valsheid in geschrifte of valsheid in informatica.
Met de (potentiële) inschrijvers wordt slechts contact opgenomen en worden slechts ontmoetingen georganiseerd indien noodzakelijk voor de dienst en in naam van de overheid.

De omzendbrief over de belangenconflicten