-A A +A

Andere informatie en diensten van de overheid: www.belgium.be

Overheidsopdrachten

Overheidsopdrachten

e-Procurement

e-Procurement

  • e-Notification is de officiële site waarop Defensie en in het bijzonder de divisie Overheidsopdrachten hun aankondigingen publiceren en de bestekken en andere documenten ter beschikking stellen van de ondernemingen.
  • Via de module e-Tendering kan Defensie de overheidsopdrachten op elektronische wijze openen en kunnen de inschrijvers hun offerte elektronisch indienen.

De tien meest gemaakte fouten bij overheidsopdrachten

Fout 1

  • De handtekening op de offerte ontbreekt.
  • De juiste persoon (volgens de statuten van de firma) moet de offerte ondertekenen, met vermelding van naam en functie.
  • Gescande handtekeningen worden niet aanvaard.
  • Een elektronische handtekening voldoet niet aan de voorschriften inzake de geavanceerde elektronische handtekening met geldig gekwalificeerd certificaat.

Fout 2

  • Onvolledige ingevulde inventaris of meetstaat in de offerte.
  • Wijziging van vermoedelijke hoeveelheden ondanks verboden door bestek (werken).
  • Vergeten overmaken van origineel exemplaar van offerte.
  • Verkeerd gebruik van templates door firma's (verkeerde besteknummers, referenties, enzovoort).
  • Taal van de offerte.

Fout 3

  • Ontbrekend certificaat inzake normen.
  • Ontbrekende of onvolledige documenten.
  • Ontbrekende certificaten of attesten.
  • Certificaten geleverd maar geldigheidsdatum overschreden.
  • Ontbrekende attesten inzake sociale zekerheid (buitenlandse firma's).
  • Ontbrekende uittreksels uit het strafregister.

Fout 4

  • Opleggen en toevoegen aan de offerte van eigen (verkoops)voorwaarden die op sommige vlakken in tegenstelling zijn met de algemene aannemingsvoorwaarden en het bestek.
  • Voorbehoud, bijvoorbeeld inzake de uitvoering of de betalingstermijnen).
  • Een borgtocht stellen die niet onvoorwaardelijk is.

Fout 5

  • Offerte te laat ingediend of volgens verkeerde voorvaarden (bv. foutief adres).
  • Ontbrekende of gedeeltelijke vermelde leverings- of uitvoeringstermijnen ('ongeveer' x weken).
  • Verwarring tussen kalenderdagen en werkdagen.
  • Verlofperiode niet vermeld.
  • Geldigheidsduur offerte onvoldoende.
  • Waarborgperiode kleiner dan gevraagd.

Fout 6

  • Ontbrekende statuten en mandaten.
  • Aantal ingediende exemplaren van de offerte stemt niet overeen met het vereiste aantal (administratief-financieel deel vermengd met technisch-logistiek deel).
  • Prijzen vermelden op plaatsen waar die niet mogen voorkomen (bv. in het technische luik).

Fout 7

  • Gebruik van een onjuiste prijsherzieningsformule.
  • Prijzen die afgerond zijn en waarvan de som niet klopt.
  • Niet definiëren van de indices bij prijsherziening of indices die niet overeenstemmen met het voorwerp van de opdracht.
  • Systematische weigering van prijsverificatie.

Fout 8

  • Technische vragenlijst, inventaris, meetstaat of compliance matrix niet of niet correct ingevuld.
  • Technische niet-conformiteiten.
  • Technische specificaties niet ingevuld in de evaluatiematrix terwijl « Yes » noodzakelijk is bij een [I]-eis.
  • Opmerkingen in de evaluatiematrix die niet in overeenstemming zijn met de informatie die aan de offerte wordt toegevoegd.

Fout 9

  • Geen rekening houden met errata (vb. e-Notification).
  • Niet tijdig melden van vastgestelde fouten in het bestek.

Fout 10

  • Problematiek selectiecriteria.
  • Certificaten = certificaten.
  • Verklaring op eer = verklaring op eer.

Adviezen

  • Lees het bestek grondig en zeker voorafgaand aan een informatievergadering.
  • Gebruik de informatievergadering om vragen te stellen.
  • Begin tijdig aan de opmaak van de offerte.
  • Controleer of alle gevraagde documenten zich wel degelijk bij de offerte bevinden.
  • Vermijd schrijf- en rekenfouten.
  • Elke opdracht is specifiek, maak er geen routineklus van!
  • In geval van twijfel, aarzel niet om de aanbestedende overheid vermeld in het bestek te contacteren.

Deontologische code

In de uitoefening van zijn functie is een personeelslid van Defensie soms betrokken bij een overheidsopdracht of kan hij of zij in contact komen met de bedrijfswereld. In dit kader moet hij of zij de volgende deontologische code eerbiedigen.

  1. Wanneer het personeelslid van Defensie kennis heeft van vertrouwelijke gegevens, is hij of zij tot geheimhouding verplicht en moet hij of zij de nodige discretie aan de dag leggen, zowel tijdens de contacten met firma's als in de professionele en privé-omgeving. Hij of zij zal ervoor zorgen dat een derde nooit toegang krijgt tot de vertrouwelijke informatie in zijn of haar bezit. Die bepalingen blijven gelden na de ambtsneerlegging.
  2. In de uitoefening van het ambt zal het personeelslid van Defensie zich niet laten leiden door privébelangen. Indien hij of zij bovendien persoonlijk of via een tussenpersoon belang heeft in een van de inschrijvende firma's, zal hij of zij niet tussenkomen bij de voorbereiding, de gunning en de uitvoering van de opdracht. Er wordt in deze context tevens verwezen naar het artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en het artikel 9 van de wet van 13 augustus 2011inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie-en veiligheidsgebied.
  3. Het personeelslid van Defensie oefent zijn of haar ambt op loyale, zorgvuldige, integere en onpartijdige wijze uit.
  4. Alle akten en geschriften worden correct opgesteld zodat er nooit een verdenking kan zijn van valsheid in geschrifte.
  5. Met de (potentiële) inschrijvers wordt slechts contact opgenomen en worden slechts ontmoetingen georganiseerd indien noodzakelijk voor de dienst en in naam van de overheid.

De omzendbrief over de belangenconflicten