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Les marchés publics

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e-Procurement

Liens utiles

  • E-notification est le site officiel sur lequel la Défense et en particulier la Division Marchés Publics publie ses avis de marchés et met à disposition des entreprises les cahiers spéciaux des charges et autres documents.
  • Le module e-Tendering permet à la Défense de procéder aux ouvertures de marchés publics de manière électronique et aux soumissionnaires de déposer leurs offres électroniquement.

Les 10 erreurs les plus fréquentes lors de l'introduction d'offres

  • Erreur 1
    Signature manquante sur l'offre.
    La signature de l'offre doit être apportée par la personne habilitée (cf. statuts de la firme) avec mention du nom et de la fonction.
    Des signatures scannées ne sont pas acceptées.
    La signature électronique n'est pas conforme aux dispositions relatives à la signature électronique avancée munie d'un certificat qualifié.
  • Erreur 2
    Inventaire/métré de l'offre rempli de manière incomplète.
    Modification des quantités présumées malgré interdiction dans le CSCh (travaux).
    Oubli de transmettre l'offre originale.
    Mauvaise utilisation de templates par les firmes (numéros de CSCh erronés, références, etc.).
    Ne pas répondre à toutes les questions.
  • Erreur 3
    Certificat en matière de normes manquant.
    Documents manquants ou incomplets.
    Certificats ou attestations manquants.
    Certificaten geleverd maar geldigheidsdatum overschreden.
    Certificats livrés mais date d'expiration passée.
    Attestations en matière de sécurité sociale manquantes (firmes étrangères).
    Extraits du casier judiciaire manquants.
  • Erreur 4
    Imposition de propres conditions (de vente) en contradiction avec le Cahier Général des Charges et le Cahier Spécial des Charges et les ajouter à l'offre.
    Emettre des réserves (p.ex. en ce qui concerne l'exécution ou les délais de paiement).
    Constituer un cautionnement qui n'est pas inconditionnel.
  • Erreur 5
    Offre introduite trop tard ou selon des modalités erronées (p.ex. adresse erronée)
    Délais de livraison ou d'exécution manquants ou partiels ("environ" x semaines)
    Confusion entre jours calendriers et ouvrables
    Période de congé pas indiquée.
    Délai de validité de l'offre insuffisant.
    Période de garantie plus restreinte que demandée.
  • Erreur 6
    Statuts et mandats manquants.
    Nombre d'exemplaires de l'offre ne correspond pas au nombre demandé (partie admin/fin et partie tech/log mélangées).
    Mentionner des prix à des endroits où ils ne peuvent pas figurer (p.ex. partie technique).
  • Erreur 7
    Utilisation d'une formule de révision de prix erronée.
    Des prix arrondis dont le total de l'addition n'est pas correct.
    Oublier de définir les indices utilisés pour la révision des prix ou indices qui ne correspondent pas à l'objet du marché.
    Refus systématique de vérification des prix.
  • Erreur 8
    Liste de questions techniques, inventaire, métré ou matrice de conformité pas remplie ou pas correctement remplie.
    Non conformités techniques.
    Spécifications techniques non remplies dans la matrice d'évaluation alors que « Yes » est requis pour une exigence [I].
    Remarques dans la matrice d'évaluation qui ne sont pas en conformité avec l'information jointe à l'offre.
  • Erreur 9
    Ne pas tenir compte des errata (p.ex. e-Notificartion).
    Ne pas annoncer, dans les délais, des erreurs trouvées dans le Cahier Spécial des Charges.
  • Erreur 10
    Problématique relative aux critères de sélection.
    Certificats = certificats.
    Déclaration sur l'honneur = déclaration sur l'honneur.

Suggestions

  • Lisez le CSCh attentivement et certainement avant de participer à une réunion d'information.
  • Utilisez la réunion d'information pour poser des questions.
  • Débutez à temps la rédaction de votre offre.
  • Vérifiez si tous les documents demandés se trouvent bien dans votre offre.
  • Evitez des erreurs d'écriture et/ou de calcul.
  • Considérez chaque marché comme un marché spécifique, évitez la routine !
  • En cas de doute, n'hésitez pas à prendre contact avec le Pouvoir Adjudicateur défini dans le CSCh.

Le code de déontologie

  • Dans l'exercice de sa fonction, un membre du personnel de la Défense est parfois concerné d'une manière ou d'une autre par un marché public et/ou entretient des contacts avec le monde de l'entreprise. Dans ce cadre, le code de déontologie ci-après devra être respecté :
    1. Lorsqu'un membre du personnel de la Défense a connaissance de données confidentielles, il est tenu au secret et doit faire preuve de discrétion, tant lors des contacts avec les firmes que dans son environnement professionnel et privé. Il veillera donc à ce qu'un tiers n'ait jamais accès aux informations confidentielles en sa possession. Ces dispositions restent valables après la cessation de ses fonctions.
    2. Dans l'exercice de sa fonction, le membre du personnel de la Défense ne se laissera pas guider par des intérêts privés. De plus, s'il a un intérêt, soit personnellement, soit par personne interposée dans l'une des entreprises soumissionnaires, il n'interviendra ni dans la préparation, ni dans la passation, ni dans l'exécution du marché. Dans ce contexte on réfère également à l'article 8 de la loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services et à l'article 9 de la loi du 13 août 2011 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité.
    3. Le membre du personnel exercera sa fonction de façon loyale, consciencieuse, intègre et impartiale.
    4. Tout acte ou écrit sera rédigé de manière correcte afin d'éviter la suspicion de faux en écritures.
    5. Il n'y aura de rencontre et de prise de contact avec les soumissionnaires (potentiels) que si le service le requiert et au nom de l'autorité.

La circulaire relative aux conflits d'intérêts